今日家園協會檔案管理制度

（2019年8月14日修訂）

為加強協會各部門及所屬單位的檔案管理工作，確保檔案的系統、完整和準確，提高檔案的使用效能，制定此制度。

一、定義

（一） 資料

資料指協會建立以來，各部門、直屬單位和員工，在從事兒童農場建設、產品開發、產品采購、對外合作、會員開發、會員服務、宣傳推廣及吉林省家園共同體有機農業有限公司（以下簡稱家園共同體公司）、吉林省今日家園食品有限公司（以下簡稱今日家園食品公司）和今日家園協會社區書屋、今日家園協會社區廚房的經營管理工作中，形成的各種文字、圖表、電腦盤片、聲像資料、影像資料、實物、榮譽證書、證件等不同形式的歷史記錄。

經檔案管理人員（以下簡稱檔案員）及其所在部門（以下簡稱檔案管理部門）確認，上述歷史記錄無需統一歸檔納入檔案管理的稱為“資料”。

為方便工作，資料可由員工或其所在部門保管使用，不在此制度管理范疇。

（二）檔案

經檔案員和檔案管理部門確認，須統一歸檔納入檔案管理、本制度之（二）項下的資料稱為“檔案”。

（三）檔案管理

指文件、資料的收集、確認、歸檔、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環節的日常

管理工作。

二、須統一歸檔管理資料的文件

（一）協會社團法人登記證書；

（二）協會章程；

（三）協會印章；

（四）協會會員大會或會員代表大會籌備和召開的文件資料；

（五）協會年審的文件資料；

（六）協會專題會議紀要；

（七）協會會向政府業務主管機關或其他機構報送的文件；

（八）政府業務主管機關或其他政府機構下發的文件；

（九）理事會、制度監督委員會、裁決委員會（以下簡稱三委）聯席會議紀要、各委的專題會議紀要、考察報告及下發的文件；

（十）三委機構設置、人事任免、員工表彰及處罰決定；

（十一）三委兼職副秘書長職務以上領導成員名錄及信息；

（十二）三委公共關系單位或個人信息；

（十三）理事會聘請的顧問、專家、學者名錄及信息；

（十四）協會，家園共同體公司及其子公司、分公司，今日家園食品公司及其子公司、分公司，今日家園社區書屋等直屬單位的規章制度和經理事會批準的經營改革方案；

（十五）家園共同體公司及其子公司、分公司，家園食品公司及其子公司、分公司的章程及印章；

（十六）員工工資調整、獎金發放方案文件；

（十七）新員工招聘標準試題；

（十八）新員工招聘答卷試題和信息登記表；

（十九）購買協會有機蔬菜套餐會員（以下簡稱訂單會員）、儲值會員、生產者會員和社區書屋讀書會會員的動態信息登記表。

（二十）與生產者會員簽訂的備忘錄。

（二十一）協會產品供應商名錄；

（二十二）客服人員答復反復出現且具有代表性的專業技術投訴、涉及政策法規投訴或協會規章制度投訴的文稿。

（二十三）兒童農場有機蔬菜種植生產技術標準；

（二十四）兒童農場有機蔬菜認證文件資料；

（二十五）協會自制產品的生產技術標準；

（二十六）協會產品采購、委托加工、貼牌生產、物流配送、有機認證、廣告、裝飾裝潢、融資等合作項目的合同、協議；

（二十七）協會及家園共同體公司、家園食品公司項目可行性報告、環評、財務審計等文件；

（二十八）媒體刊宣傳協會的投稿；

（二十九）記者撰寫并刊登宣傳協會的文稿；

（三十）協會員工或會員撰寫宣傳協會的原創文稿；

（三十一）協會員工或會員撰寫弘揚協會核心文化的故事；

（三十二）協會、兒童營、社區書屋開展重大活動的策劃文案、影像、照片、廣告語、平面設計等資料；

（三十三）依據協會《民主管理制度》起草的各類民主測評、民主考核報告；

（三十四）記錄協會發展歷程的各類影像、照片及文字資料；

（三十五）協會大事記

（三十六）員工工作所需工具書、圖書、期刊、雜志（以下簡稱內部書刊）的名錄，經理事長批準后統一訂閱。

（三十七）協會或直屬單位獲獎的實物或證書；

（三十八）其他須歸檔的文件資料，由檔案管理人員提出歸檔建議，經理事會領導同意后歸檔。

三、不需統一歸檔管理和實行雙重管理的檔案

（一）財務檔案不統一歸檔管理

鑒于財務檔案的文件資料查找、調閱頻率高，為方便工作，可不統一歸檔管理，委托財務人員依據此制度單獨管理。

（二）部分檔案實行雙重管理

1.凡平時查閱量大、利用率高的其他檔案可實行雙重管理，原件歸檔由檔案員管理，相關部門或當事人留存復印件或復制件。

雙重管理檔案的范圍，由協會檔案管理部門負責人組織檔案員、相關人員評估提出建議，經理事會領導批準后實施。

2.實行雙重管理的檔案，檔案員負責管理的必須與相關部門或當事人負責保管完全一致。歸檔文件資料需要修改時，當事人負責將修訂文件資料的正本在生效后三日交檔案員。

（三）不需統一歸檔管理和實行雙重管理的檔案，員工離職、內部調動等原因辦理檔案交接時，須有協會檔案員參加。檔案交接或移交結果經保管檔案責任人、檔案員分別簽字方為有效。

（四）對于“不需統一歸檔管理和實行雙重管理的檔案”的管理，由相關部門負責制定相應的管理制度并報檔案管理部門備案。此類制度作為部門內部制度，無經報理事會領導審批。

四、文件資料歸檔的要求及完成時限

（一）歸檔要求

1.除政府機關向協會或其直屬單位頒發的營業執照等證照外，其它文件資料須同時歸檔電子文檔和紙文檔。遇特殊情況，有的資料可只歸檔電子文檔或只歸檔紙文檔、由協會檔案管理部門負責人協調檔案員和歸檔文件資料責任人確定。只歸檔一種文本的要予以標注。

2.歸檔的文件資料必須完整、真實、準確、清晰、附件齊全。屬于動態管理的檔案，由相關人員負責及時修改并通知檔案員。

3.一般文件資料按一份原件歸檔，重要資料和查閱率高的按二份原件歸檔。

5.一般情況下，影像資料、聲像資料必須歸檔原版，特殊情況下，亦可歸檔復制版本，但必須完整、清晰，須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄責任人等，一并歸檔。

（二）歸檔責任

1.歸檔責任人

本制度之“二、須統一歸檔管理的文件資料”相下的文件資料，由相關責任人負責

歸檔。

2.本制度之“三、不需統一歸檔管理和實行雙重管理的檔案”相下的文件資料，由相關責任人負責歸檔，檔案員與相關責任人共同確認送檔案員保存的檔案與相關責任人負責保管的檔案是否完全一致。

（三）歸檔完成時限

1.須經理事會、制度監督委員會或裁決委員會領導簽發的文件，自文件下發二個工作日內歸檔。

2.須經三委領導會簽下發的文件，自文件下發之日起三個工作日內歸檔。

3.會員大會或會員代表大會、三委聯席會議等重要會議及重大活動的文件資料，自會議或活動結束之日起五個工作日內歸檔。

（三）其它文件資料，自辦結之日起三個工作日內歸檔。

（四）整理、編輯量大的文件資料，不能按上述時限歸檔的，當事人須向檔案員說

明情況。

五、檔案的保管與管理

（一）保管

1.實現檔案的科學、高效管理，按類別統一編制《檔案分類目錄》（見附件-1）

2.備一臺專用電腦用于檔案的保存和修改。

3.為確保檔案的安全保存，須用電腦和移動硬盤雙重備份。

4.經常檢查檔案的保存狀況，防止受潮、蟲蛀等損壞。

6.使用率高的各類檔案，須登記詳細信息，按編號順序存放于文件盒內并附標識，整齊排放在檔案柜中，以便隨時調用、查閱。

（二）修改

1.檔案分類及編號的增補、修訂等事項，由檔案員負責，任何部門、單位和個人均不得擅自增補和修改。

2須修訂的章程、規章制度、合同、協議、備忘錄等文件，修訂版本下發后，要及時按規定歸檔，以保持檔案與實際工作中執行、使用的一致，協會網站和公眾號要同步更新最新相關文件資料。

（三）查閱

1.員工查閱檔案，可摘錄相關內容，但不得將檔案帶出協會辦公區。

2.復印檔案須經理事會領導批準。

（四）借閱

1.任何人均不得將協會、家園共同體及其子公司和分公司、家園食品公司及其子公

司和分公司的印章和營業執照等證照正本帶離辦公區，遇特殊需要須經理事長批準。

2員工因工作需要借閱檔案，須填寫《檔案借閱及歸還記錄》（件附件-2）。檔案原件不得帶離辦公區，不的以任何方式復制，遇特殊需要，須經檔案管理部門負責人批準。

3.借閱檔案人員要愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、翻印、復印、拍照等。

4.嚴禁將借閱檔案轉借他人。

5.所借閱檔案要按約定時間歸還，與檔案員當面清點、確認，如發現遺失或損壞，及時報告檔案管理部門負責人。

（五）交接

檔案員工作崗位變動或離職，應編制《檔案交接清單》（件附件-），與新接任的檔案

管理人員共同核對無誤后辦理移交手續。《檔案交接清單》須經原檔案管理人員、新接任檔案管理人員和檔案管理部門負責人分別簽字確認簽字。

（六）移交

員工工作崗位變動或離職，文件資料移交是辦理崗位變動或離職手續的環節之一。應清理自己保存的文件資料，填寫《文件資料移交清單》，經檔案管理人員、當事員工及其所在部門、單位負責人分別簽字確認，并據此辦理離職手續。

    （七）書刊管理

1.訂購的書刊由檔案管理人員負責登記、蓋章、分類編號，統一保管并在家園工作群發布目錄，以便員工借閱。

2.借用書刊的員工要辦理借閱手續并及時歸還。

3.員工離職，要歸還所借書刊，并經檔案管理員簽字確認，據此辦理離職手續。

（八）機密信息的保密

1.凡未經理事會領導批準在協會網站或公眾號發布的信息，原則上均為協會的機密信息，任何人均不得透露給任何外部機構或個人及內部工作與機密信息不相關的員工。

2.商業秘密的包括但不限于：會員信息、供應商信息、產品成本、進貨渠道、進貨價格、未發布的制度標準、生產流程、各類配方、合同（協議、備忘錄）內容、重大活動方案，等等。

3.違反此保密規定，給協會造成名譽和經濟損失的，按協會《員工手冊》的規定處理。

（九）保存期限

1.保存期限

（1）對協會及直屬單位運營長期有價值的檔案，不設保存期限，此類檔案由檔案

員與相關部門、單位確認。

2.政府主管機關頒發的協會及直屬單位的證照，不設保存期限，至協會及直屬單位運營終止時銷毀。

3.每年12月底，檔案員與相關部門、單位確認應該銷毀的檔案，經理事長批準后銷毀。

4.因保存紙文檔檔案條件的局限，有些雖不重要，但有繼續保存價值的，可銷毀紙文擋，只保存電子文檔，此類檔案由檔案員與相關部門確定。

5.協會及直屬單位運營終止，下列檔案不銷毀

（1）對其他同類機構運營有參考、指導價值的檔案。

（2）具有知識產權價值的檔案。

（3）書刊

上述檔案的處置，屆時由三委領導決定。

（十）銷毀

1.擬銷毀的檔案，由檔案員編制《銷毀檔案清單》（見附件-5），經檔案管理部門負責人、檔案員、相關部門或單位負責人和相關人員分別簽字確認后，報理事長批準后銷毀。

2.銷毀檔案時，檔案管理部分負責人、檔案員、相關部門或單位負責人、相關人員均須在場。

3.《銷毀檔案目錄》為檔案的一部分，永久保存。

六、其它

（一）協會及其所屬單位印章的管理，按2013年3月28日協會下發的《公章管理制度》規定執行的。

（二）制定種重要文件的程序，按2015年8月31日協會下發的《制訂重要文件管理制度（2015年8月31日修訂）》的規定執行。

本制度自下發之日起執行，此前所有與此有關的規定同時廢止。

 

附件-1：檔案分類目錄

附件-2：檔案借閱及歸還記錄

附件-3：檔案交接清單

附件-4：文件資附料移交清單

附件-5：銷毀檔案清單

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

今日家園協會

2019年    月    日

                           

 

 

 

 

 

 

 

附表-1：檔案分類目錄
序號	檔案編號	檔案名稱	（合作）單位	簽訂日期	到期日期	備注（份數）
1
2
3
4
5
6
7
8
9

 

 

附表-2：檔案借閱及歸還記錄
序號	借閱檔案名稱	借閱日期	借閱人	用途	歸還日期	收檔人
1
2
3
4
5
6
7
8
9

 

 

附表-3：檔案交接清單
序號	檔案編號	檔案名稱	移交日期	備注（份數）	移交人	接收人
1
2
3
4
5
6
7
8
9

附件-4：文件資料移交清單

 

序 號	檔案（資料）名稱					卷數		備注
共計
移交單位公章	年   月   日	負責人		接收單位公章	年   月   日		負責人
		移交人					接收人

 

附表-5：銷毀檔案清單
序號	檔案編號	檔案名稱	銷毀日期	備注（份數）	銷毀人	監銷人
1
2
3
4
5
6
7
8
9